A gestão de documentos é uma parte crucial do trabalho em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Sem um sistema eficiente para lidar com o grande volume de informações, a produtividade cai, os prazos são perdidos e a conformidade regulatória fica em risco. Para ajudar a otimizar esse processo, reunimos 4 dicas essenciais para melhorar a organização, segurança e eficiência na gestão documental, especialmente com ferramentas como o Looplex Storage (GED), em parceria com a M4Law.
1. Centralize Tudo em Um Único Sistema
A primeira dica para uma gestão de documentos mais eficiente é centralizar todos os arquivos em um único sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Isso evita que os advogados percam tempo procurando arquivos em diferentes plataformas, como e-mails, drives locais ou pastas físicas. Um bom sistema de GED permite que documentos sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento.
- Exemplo: Com o Looplex Storage, é possível armazenar todos os documentos em um repositório seguro e integrado, acessível tanto por advogados quanto por clientes, promovendo a colaboração em tempo real.
2. Utilize Ferramentas de Pesquisa Contextual
Com o crescimento constante do volume de documentos, é fundamental contar com uma ferramenta de busca eficiente. Ferramentas de pesquisa contextual permitem localizar rapidamente os documentos certos, baseando-se em termos-chave, datas e outras informações relevantes, sem a necessidade de revisar manualmente arquivos extensos.
- Exemplo: A solução de GED oferecida pela Looplex em parceria com a M4Law oferece uma função de pesquisa avançada, capaz de filtrar documentos por contexto, acelerando a localização de informações essenciais para casos jurídicos complexos.
3. Automatize Processos de Classificação
Uma das principais causas de desorganização na gestão de documentos é a falta de um processo claro de classificação. A automação pode resolver esse problema. Sistemas avançados de GED utilizam inteligência artificial para categorizar automaticamente documentos conforme eles são adicionados ao sistema, garantindo que tudo esteja em seu devido lugar e acessível rapidamente.
- Exemplo: O GED da Looplex pode classificar automaticamente documentos de acordo com a tipologia jurídica, facilitando o acesso a contratos, petições ou pareceres sem a necessidade de intervenção manual.
4. Garanta a Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que todos os documentos contendo informações pessoais sejam gerenciados com rigor, garantindo a privacidade dos dados. Um sistema de GED eficiente oferece controles de segurança, acesso restrito e auditoria para garantir que todos os processos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
- Exemplo: O Looplex Storage foi desenvolvido para garantir que todos os documentos armazenados cumpram as exigências da LGPD, com opções de monitoramento de acesso e relatórios de conformidade.
Conclusão
Implementar um sistema robusto de gestão de documentos não é apenas uma questão de organização, mas também uma forma de garantir eficiência e conformidade legal. Seguindo essas quatro dicas e utilizando ferramentas como o Looplex Storage, seu escritório pode ganhar agilidade, segurança e mais tempo para focar no que realmente importa: os clientes.
Acesse o site da Looplex e descubra como nossas soluções de GED podem transformar a gestão de documentos no seu escritório.
